Was ist eine ordnungsgemäße Rechnung?

Wer beim Vorsteuerabzug auf Nummer sichergehen will, sollte nur solche Rechnungen akzeptieren, welche alle Rechnungsmerkmale des Umsatzsteuergesetzes beinhalten. Wir haben für Sie die verschiedenen Varianten zusammengefasst:

Ordnungsgemäße Rechnung gem § 11 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss - um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen - folgende Merkmale aufweisen :

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen

• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung

• Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese

• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

• Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)

• Fortlaufende Nummer

• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung

• UID-Nummer des Leistungsempfängers
  - auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt,
  - bei Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Lieferungen: wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht

• bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel)

• Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben.

Erleichterung bei der Rechnungsausstellung an Private 

Sämtliche Rechnungsmerkmale müssen nur auf Rechnungen an Unternehmer aufscheinen, wenn die verrechneten Leistungen für deren Unternehmen ausgeführt wurden. Rechnungen an Private müssen diese Merkmale grundsätzlich nicht enthalten.

Die Belegerteilungspflicht ist davon nicht betroffen. Diese Regelung ist in der Bundesabgabenordnung verankert und steht in keinem Zusammenhang mit den Rechnungsmerkmalen des Umsatzsteuergesetzes.

Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungen deren Gesamtbetrag EUR 400,- inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen

• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung

• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe

• Steuersatz

• Ausstellungsdatum

Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis zu EUR 400,- gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers enthalten. 

Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen 

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hat der leistende Unternehmer

• die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben: Nummer sollte nach Stufe 2 auf Richtig- und Zugehörigkeit überprüft werden 

• Anstelle des Steuerbetrags bzw. Steuersatzes ist ausdrücklich auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung hinzuweisen

Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, wird diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.

Rechnungen bei Reverse Charge 

Beim Reverse Charge hat der leistende Unternehmer  

• die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben und 

• einen Vermerk anzuführen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht 

Autor: Andrea Ludwig

Quelle: Umsatzsteuergesetz 1994, Bundesministerium für Finanzen